外部個人情報保護方針
大分エージェンシー株式会社は､九州一円を範囲とした清掃業務、設備管理業務、マンション管理業務、不動産取引業務、土木伐採業務、リフォーム事業業務をしております。当社は個人情報（特定個人情報等を含む）を大切に保護することを企業の重要な社会的使命と認識し、役員はじめすべての従業員が個人情報保護に関する法規範を遵守し､次に示す当社方針を具現化するために、JISQ15001に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを構築し､常に社会的要請の変化に着目し､個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に対し、全社を挙げて取り組むことを宣言します。また方針は文書化した情報として維持し、組織内に伝達し利害関係者が入手可能な状態にします。
個人情報の取得、利用、提供について
上記目的を達成するために個人情報を取得、利用、提供する場合がありますが、利用目的の達成に必要な範囲を越えた個人情報の取り扱いは行いません。また、そのための措置を講じます。
個人情報保護方針の遵守について
個人情報保護に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。個人情報保護に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
個人情報の安全管理について
個人情報の漏えい、減失又はき損の防止及び是正に努めます。
個人情報の開示等について
個人情報保護管理者を設置し、苦情及び相談、個人情報についての開示等、その他お問い合わせについて、速やかに対応いたします。
個人情報の管理維持について
個人情報保護に関する法令及びその他の規範、諸規則および社内規程を遵守するとともに、常に社会の動きを注視し、社内規定・社内体制を見直し、適切な管理を維持します。
マネジメントシステムの改善について
マネジメントシステムを適宜見直し、継続的に改善します。
制定日 ２００５年８月１８日
最終改正日 ２０２１年７月２日
大分エージェンシー株式会社
代表取締役 髙倉 康弘
お問合せ
個人情報保護方針並びにコンプライアンス・プログラム、個人情報（特定個人情報等を含む）についての開示、訂正、削除、提供の拒否、その他のお問い合わせ、及び苦情に関するお問い合わせ先
【営業時間】月～金 8:30～17:30土曜日 8:30～15:00（日曜・祝日を除く）
大分エージェンシー株式会社 個人情報保護管理者
所在地：〒870-0171 大分市法勝台1丁目1番13号（大分エージェンシー㈱）
FAX：(097)552-5388
E-mail：info@oita-agency.jp
「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項
お客さまから直接書面に記載された個人情報を取得する場合は、その都度、利用目的を明示させて頂きます（個人情報保護法第18条2項）
それ以外で個人情報を直接取得する場合、または間接的に取得する場合は、 次の利用目的の制限の範囲内で取り扱わせて頂きます（個人情報保護法第18条1項）
| 個人情報類型 | 利用目的 |
|---|---|
| お客さまと弊社が契約当事者となる場合に取得する情報で氏名・会社名または屋号、役職、電話番号、FAX番号、ＨＰアドレス、業種 | 請求書の送付、商品の配送、ダイレクトメールなどの発送、アンケート送付・収集、購入者層の調査、連絡業務 |
| お客様からの電話、FAX、WEB上もしくは電子メールにてのお申込み、お問い合わせにて取得する情報で、氏名、会社名または屋号、住所、役職、電話番号、FAX番号、HPアドレス、業種、サービス依頼内容に関する事項 | |
| お客様アンケートやキャンペーンの実施、またはモニターへの応募等により取得する情報 |
「保有個人データ」に関して「本人の知り得る状態」に置くべき事項（個人情報保護法第24条）に基づき、当社の「保有個人データ」の「類型」と「利用目的」を公開します。内容は次の通りです。
| 個人情報類型 | 居住者並びに区分所有者の情報(預託) |
|---|---|
| 利用目的 | マンション管理業務 |
| 個人情報類型 | 利用目的 |
|---|---|
| お客さまと弊社が契約当事者となる場合に取得する情報で氏名・会社名または屋号、役職、電話番号、FAX番号、ＨＰアドレス、業種 | リフォーム事業業務 |
| お客様からの電話、FAX、WEB上もしくは電子メールにてのお申込み、お問い合わせにて取得する情報で、氏名、会社名または屋号、住所、役職、電話番号、FAX番号、HPアドレス、業種、サービス依頼内容に関する事項 | |
| お客様アンケートやキャンペーンの実施、またはモニターへの応募等により取得する情報 |
特定個人情報等の取扱いについて
(1)当社は、特定個人情報について「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という）、｢個人情報の保護に関する法律｣及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」を遵守します。
(2)当社が個人番号を取り扱う事務の範囲について、以下のとおりです。
役職員（扶養家族を含む）に係る個人番号関係事務（下記に関連する事務を含む）
- 源泉徴収関連事務等
- 扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成事務等
- 給与支払報告書作成事務等
- 給与支払報告特別徴収に係る給与所得者異動届出書作成事務等
- 特別徴収への切替申請書作成事務等
- 退職手当金等受給者別支払調書作成事務等
- 退職所得に関する申告書作成事務等
- 【財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務等】
- 健康保険、厚生年金、企業年金届出事務等
- 国民年金第三号届出事務等
- 健康保険、厚生年金、企業年金申請・請求事務等
- 雇用保険、労災保険届出事務等
- 雇用保険、労災保険申請・請求事務等
- 雇用保険、労災保険証明書作成事務等
- 【持株会に係る金融商品取引に関する法定書類の作成・提供事務】
役職員以外の個人に係る個人番号関係事務（下記に関連する事務を含む）
- 報酬・料金等の支払調書作成事務
- 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
- 不動産の使用料等の支払調書作成事務
- 不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務
認定個人情報保護団体への問い合わせ
当社は認定個人情報保護団体である一般財団法人日本情報経済社会推進協会より認可を受け、同団体に所属しております。当団体においても個人情報に関する情報提供、苦情処理の問い合わせを受け付けております。
お問合せ先：一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
所在地：〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
